Betalingskenmerk

Bij een Europese overboeking kan de betaler een willekeurige vrije omschrijving invoeren of een specifiek en gestandaardiseerd betalingskenmerk.

Reconciliatie

Wanneer een bedrijf of instelling een factuur of aanslag stuurt, staan daarin bepaalde gegevens die de ontvanger moet invoeren bij het betalen met een girale overboeking. Die gegevens zijn bijvoorbeeld een klant- en factuurnummer of een specifiek standaard betalingskenmerk. Met die gegevens kan het bedrijf of de instelling de betaling makkelijk en correct herkennen en in zijn boekhouding verwerken, bij de juiste klant en de juiste factuur of aanslag. Het herkennen en correct in de boekhouding verwerken heet ook wel ‘reconciliatie’ of ‘reconciliëren’.

Zonder de gevraagde factuur- of aanslaggegevens bij de overboeking, zoals het betalingskenmerk, kan de betaling met een overboeking verkeerd in de boekhouding van het bedrijf of de instelling terechtkomen. Die kan dan ten onrechte denken dat de klant een bepaalde factuur of aanslag nog niet heeft betaald.

Standaarden voor betalingskenmerk

Er zijn twee soorten standaard betalingskenmerken, een Nederlands betalingskenmerk van maximaal 16 cijfers en een internationaal ISO-betalingskenmerk van maximaal 25 letters en cijfers. Beide soorten betalingskenmerken bevatten speciale controlecijfers waarmee de bank kan controleren op tikfouten door de betaler.

Bij de meeste banken moet de betaler een betalingskenmerk invoeren in een apart veld bij de overboeking. De bank kan het betalingskenmerk dan op tikfouten controleren. Andere gegevens, zoals een klant- en factuurnummer, moeten de betaler als vrije omschrijving bij de overboeking invoeren. Die kan de bank niet op tikfouten controleren.

Voorbeelden

Een voorbeeld van een geldig Nederlands betalingskenmerk is 5000 0567 8901 2345. Het eerste cijfer 5 is een controlecijfer dat de afzender van een factuur of aanslag berekent op basis van alle andere cijfers van het kenmerk. Wanneer de betaler bij het invoeren een tikfout maakt, dan klopt dat controlecijfer niet meer en kan de bank een waarschuwing tonen.

Een voorbeeld van een internationaal ISO-betalingskenmerk is RF98 REF 1234. De eerste twee letters zijn altijd RF, afgeleid van het Engelse “ReFerence” (referentie of kenmerk). Daarna volgen twee controlecijfers die worden berekend op basis van alle andere cijfers en letters van het kenmerk. In dit voorbeeld zijn die twee controlecijfers 98.